При подготовке внутреннего документа исполнитель обязан

Постановления, а также определения, излагаемые в виде отдельных документов, печатаются на бланках установленной формы в единственном экземпляре подлиннике. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, подшивается в дело 2010 года, а не 2011 года; план на 2011 год, составленный в 2010 году, — в дело 2011 года. Например: Отправлен факс 05. В их обязанности входят: - получение в секретариате корреспонденции, поступившей для структурного подразделения, её регистрация и передача исполнителям; - проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя; еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами; - передача документов на рассмотрение начальнику структурного подразделения и после получения резолюции — исполнителю в день поступления документа; - проверка правильности оформления документов, регистрация документов, исходящих из структурного подразделения; - контроль за прохождением документов в структурном подразделении и сроками их исполнения; - прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи; - разработка номенклатуры дел структурного подразделения в соответствии с подразделом 7. Он выполняет технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, которые будут возникать в деятельности организации. Сводка об исполнении контрольных документов может быть следующих видов: обобщенная; сводка по ответственным исполнителям. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов частей под одним и тем же индексом. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти организации на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти организации. Проекты приказов по основной деятельности готовят и представляют на подписание председателю Уставного суда начальники структурных подразделений на основании поручений председателя Уставного суда или заместителя председателя Уставного суда, либо в инициативном порядке.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены лицами, передающими дела. По сводной описи дела сдаются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «То же», другие сведения указываются полностью на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется ; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. Работу с документами в кабинете осуществляют пользователи, которым открыт доступ к одной, нескольким или всем папкам кабинета. Номенклатура дел структурного подразделения составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в секретариат до 15 ноября текущего года. С целью предотвращения опасности утраты конфиденциальных документов и несанкционированного ознакомления с ними при получении в делопроизводстве выполняется комплекс технологических процедур, таких как: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Например: 12—05, где 12— обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. Администратор системы — сотрудник, осуществляющий установку системы на сервере и рабочих местах пользователей, а также решающий вопросы системной поддержки эксплуатации базы данных системы.

Система включает следующие модули: Пользователи. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. Секретариат в течение двух рабочих дней после дня подписания итогового решения Уставного суда направляет заверенные заместителем председателя Уставного суда копии итогового решения Уставного суда судьям Уставного суда, сторонам, заявителям, а также иным органам и лицам, перечисленным в положениях Закона Санкт-Петербурга «Об Уставном суде Санкт-Петербурга». Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение документооборота, или непосредственно исполнителем документа. Однако иметь общую картотеку не всегда удобно. Коды рубрик Тематические рубрики, по которым классифицируется письмо могут быть расширены дополнительными реквизитами 20. Примечание Информация о движении бумажного документа 15.

Регистрация и хранение приказов по основной деятельности, рассылка копий и ознакомление с данными приказами осуществляются секретариатом. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Законодательное Собрание Санкт-Петербурга Комитет по законодательству Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Выдача копий материалов дела сторонам, заявителям, их представителям производится по письменному заявлению последних с письменного разрешения заместителя председателя Уставного суда. Права пользователей в системе классифицируют на следующие группы: · право доступа к картотекам; · абсолютные права; · картотечные права; · ограничения доступа. Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, печататься без переноса слов, без вставок и исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. Регистрация и хранение приказов по финансово-экономическим вопросам, рассылкакопий и ознакомление с данными приказами осуществляются финансово-экономическим отделом. На бланках документов, подготавливаемых в Уставном суде, воспроизводится герб Санкт-Петербурга в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

Официальный сайт электронной библиотеки
keramen.ru © 1999—2016 Электронаая библиотека